การปรับปรุงการสื่อสารภายนอกสำหรับขั้นตอนการฉุกเฉิน
ในโลกของโครงสร้างพื้นฐานทางธุรกิจ สิ่งต่างๆ สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วมาก การต้องรับมือกับความต้องการของบริษัทที่เพิ่มมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง กฎระเบียบด้านการปฏิบัติตามกฎหมายการแก้ไขช่องโหว่และการแก้ไขปัญหาทำให้ทุกคนสามารถลุกขึ้นยืนได้และจำเป็นต้องมีความสามารถในการตอบสนองอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การรับมือกับสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดเมื่อต้องจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ภายในองค์กรของคุณเป็นสิ่งหนึ่ง แต่การเริ่มมีส่วนร่วมของผู้ขายและบุคคลภายนอกอื่นๆ เป็นอีกเรื่องหนึ่ง เมื่อคุณต้องร่วมมือกับบุคคลภายนอกสำหรับขั้นตอนฉุกเฉินประเภทนี้ซึ่งต้องใช้เวลาดำเนินการอย่างรวดเร็ว อาจเป็นเรื่องยากสำหรับทั้งสองฝ่าย แต่มีบางวิธีที่คุณสามารถทำให้ง่ายขึ้นสำหรับทุกคน ในทางกลับกัน สิ่งนี้จะทำให้กระบวนการทั้งหมดดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้น และดังที่คำพูดที่ฉันชอบประโยคหนึ่งกล่าวไว้ว่า “ความราบรื่นคือความรวดเร็ว”
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับผู้ขายในช่วงเหตุฉุกเฉิน
-
เริ่มการสื่อสารฉุกเฉินตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อสนับสนุนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
การสื่อสารล่วงหน้าและเชิงรุกเป็นสิ่งที่ดีเสมอเมื่อต้องวางแผนขั้นตอนหรือจัดองค์กรหลายฝ่ายสำหรับงานเดียวกัน การสื่อสารดังกล่าวจะชัดเจนขึ้นเมื่องานที่วางแผนไว้เร่งด่วนหรือระยะสั้นมากขึ้น หากคุณต้องการให้บุคลากรพร้อมและสามารถช่วยเหลือคุณได้ คุณต้องสื่อสารกับพวกเขาโดยเร็วที่สุด การสื่อสารดังกล่าวจะเริ่มปรับระบบการจัดระเบียบที่จำเป็นเพื่อจัดสรรทรัพยากร กำหนดรายละเอียด และจัดทำเอกสารหรือเอกสารประกอบที่ต้องจัดการก่อน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดขององค์กร บางรายการจำเป็นต้องเสร็จสิ้นก่อนจึงจะทำงานได้ ดังนั้น การสื่อสารที่ล่าช้ากว่ากำหนดจึงหมายถึงการล่าช้ากว่ากำหนดก่อนที่จะเริ่มงานจริง
-
สื่อสารอย่างตรงไปตรงมาเพื่อปรับปรุงการวางแผนการกู้คืนจากภัยพิบัติ
คำพูดที่ฉันชอบอีกคำหนึ่ง (ฉันมีคำพูดมากมาย) คือ “ความซื่อสัตย์คือหลักประกันที่ดีที่สุด” การสื่อสารที่ซื่อสัตย์เป็นรากฐานสำคัญของการมีส่วนร่วมและการจัดกลุ่มอย่างมีประสิทธิผล และการรักษาความสัมพันธ์ที่ดี เมื่อคุณสื่อสารกับบุคคลภายนอกสำหรับขั้นตอนฉุกเฉินประเภทนี้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องซื่อสัตย์เกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นและระดับความสำคัญของงานตั้งแต่แรก หากคุณพูดน้อยเกินไป ทรัพยากรอาจไม่สอดคล้องกันตามเวลา เอกสารอาจไม่ได้ลงนามและประทับตราในกรอบเวลาที่คุณต้องการ หรืออาจเกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือล่าช้าได้ ท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาจะรู้ได้อย่างไรหากไม่ได้รับการแจ้งให้ทราบ ในทางกลับกัน หากคุณพูดเกินจริงเกี่ยวกับความเร่งด่วนของงาน สิ่งต่างๆ อาจเสร็จเร็วกว่าที่ควร และบางรายการอาจตกหล่นไป ทำให้เกิดปัญหาในภายหลัง นอกจากนี้ หากคุณระบุว่าทุกอย่างมีความสำคัญสูงสุดโดยไม่คำนึงว่ามีความสำคัญหรือไม่ คู่ค้าของคุณก็จะไม่สามารถแยกแยะลำดับความสำคัญที่แท้จริงของงานใดๆ ได้ และเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินที่มีความสำคัญสูง อาจไม่ได้รับการจัดการอย่างทันท่วงที แน่นอนว่าคุณไม่สามารถบอกทุกอย่างให้ทุกคนทราบได้ โปรดคำนึงถึงกฎระเบียบด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเมื่อติดต่อสื่อสารกับภายนอก และจะมีประโยชน์มากกว่าหากแจ้งให้บุคคลภายนอกทราบว่าคุณไม่สามารถบอกข้อมูลบางส่วนแก่พวกเขาได้ มากกว่าที่จะกักเก็บข้อมูลดังกล่าวไว้เป็นความลับ
-
เมื่อใดควรโทรแทนการส่งอีเมลระหว่างขั้นตอนฉุกเฉิน
อีเมลเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม และผมกล้าพูดได้เลยว่าอีเมลคือกระดูกสันหลังของพื้นที่ทำงานทางธุรกิจระดับโลก อย่างไรก็ตาม บางครั้งการส่งอีเมลก็ไม่ดีพอ การสรุปรายละเอียดและวางแผนสำหรับสถานการณ์ที่ซับซ้อนผ่านอีเมลอาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะเมื่อต้องคำนึงถึงความแตกต่างของเขตเวลา การใช้เวลาเพียง 1 ชั่วโมงกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องก็ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการส่งอีเมลไปมาได้หลายวัน นอกจากนี้ ผมยังพบว่าการสนทนาด้วยวาจาช่วยให้จำและพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจไม่ได้รวมอยู่ในเธรดอีเมลได้ และช่วยให้สร้างภาพรวมที่ครอบคลุมว่าต้องทำงานอะไรและเมื่อใด บ่อยครั้งที่ผมเห็นคำขอให้โทรไปถูกปฏิเสธ เพียงเพื่อตามมาด้วยการส่งอีเมลไปมา 30 ฉบับ (หรือมากกว่านั้น) ซึ่งท้ายที่สุดแล้วทำให้ต้องโทรไป ลองนึกดูว่าคุณจะประหยัดเวลาได้มากแค่ไหนหากแบ่งเวลาเล็กน้อยเพื่อโทรไปตั้งแต่แรก! ทุกคนได้รับการจัดตำแหน่ง ทุกคนมีข้อมูลทั้งหมด และหลังจากนั้นคุณสามารถส่งอีเมลไปมาได้มากหรือน้อยเท่าที่คุณต้องการเพื่อสรุปรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่เหลืออยู่
-
ปฏิบัติต่อผู้ขายเหมือนเป็นพันธมิตรเพื่อปรับปรุงความร่วมมือในกรณีฉุกเฉินภายนอก
การจัดระเบียบงานระหว่างทีมต่างๆ สาขาต่างๆ ในองค์กร หรือบริษัทต่างๆ อาจเป็นเรื่องยาก ทุกคนมีภาระงานที่ต้องพิจารณา มีนโยบายหรือขั้นตอนของตัวเอง และทุกคนมีแนวคิดในการทำงานเป็นของตัวเอง ซึ่งสิ่งนี้เป็นจริงในทุกสถานการณ์ และจะยิ่งเลวร้ายลงไปอีกเมื่อทุกคนรู้สึกว่าต้องรีบจัดการให้เสร็จทันเวลา ซึ่งมักจะทำให้เกิดความหงุดหงิดระหว่างกลุ่มต่างๆ เนื่องจากบางคนอาจรู้สึกว่าคนอื่นกำลังทำอะไรผิด ไม่ตอบสนองอย่างรวดเร็วพอ หรือไม่ได้ยินสิ่งที่คุณพูดอย่างถูกต้อง เมื่อคุณอยู่ในสถานะนี้ สิ่งสำคัญคือต้องถอยห่างออกมาสักก้าวและจำไว้ว่าคุณไม่ได้อยู่คนละฝ่ายในปัญหา ทุกคนต้องการแก้ไขปัญหาด้วยวิธีที่เร็วที่สุดและมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะทำได้ พันธมิตรภายนอกของคุณก็ไม่มีข้อยกเว้น เนื่องจากพวกเขาต้องการสร้างและรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่แข็งแกร่งกับคุณ และให้แน่ใจว่าพวกเขาตอบสนองความต้องการและความคาดหวังของคุณ ทุกคนเพียงพยายามเสนอเส้นทางที่ดีที่สุดที่พวกเขารู้เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ
-
มีส่วนร่วมเพื่อให้กระบวนการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉินดำเนินไปอย่างราบรื่น
เมื่อคุณทำงานส่วนใหญ่เสร็จและผ่านพ้นช่วงวิกฤติไปแล้ว ปฏิกิริยาทั่วไปคือหายใจเข้าลึกๆ นั่งลง และชื่นชมช่วงเวลานั้น ซึ่งเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ และไม่มีอะไรผิดที่จะแสดงความยินดีกับงานที่ทำได้ดี แต่คุณไม่สามารถปล่อยให้สิ่งนี้มาเบี่ยงเบนความสนใจหรือทำให้คุณล่าช้าในการทำให้เสร็จเรียบร้อยได้ โดยปกติแล้วจะมีเอกสารที่ต้องกรอก อีเมลที่ต้องส่ง หรือสเปรดชีตที่ต้องอัปเดต เมื่อคุณได้พักผ่อนและปรับตัวเองใหม่แล้ว งานนี้จะเสร็จได้ดีที่สุดในขณะที่ยังร้อนอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ขายและพันธมิตรภายนอกของคุณ ซึ่งโดยปกติแล้วจะเกี่ยวข้องเฉพาะช่วงเวลาเฉพาะของงานที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์และบริการที่พวกเขาจัดหาให้คุณเท่านั้น จากฝั่งของพวกเขา พวกเขาอาจไม่ทราบว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นเมื่อใด วิธีที่ดีที่สุดคือมีส่วนร่วมกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องตลอดกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่ส่งอีเมลฉบับแรกไปจนถึงฉบับสุดท้ายที่ส่งมา อย่าให้พวกเขาต้องตามคุณเป็นเวลาหนึ่งหรือสองสัปดาห์เพื่อทราบว่าทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ เขียนอีเมลเพื่อแจ้งให้พวกเขาทราบว่างานเสร็จเรียบร้อยแล้ว พายุผ่านพ้นไปแล้ว และทุกคนสามารถเริ่มจัดการงานที่ค้างอยู่และปิดงานทุกอย่างได้
ปรับปรุงความต่อเนื่องทางธุรกิจด้วยการสื่อสารภายนอกที่คล่องตัว
คราวหน้าที่คุณต้องวิ่งไปดับไฟในออฟฟิศและต้องใช้คนทุกคน (แม้แต่คนที่ทำงานบนเรือลำอื่น) พยายามจำ 5 ข้อนี้และนำไปปฏิบัติ คุณจะเห็นว่าทุกคนขึ้นเรืออย่างเป็นระเบียบ เรียบร้อย และพร้อมที่จะออกเดินทางได้เร็วกว่ามากเมื่อเทียบกับตอนที่คุณไม่มีเรือลำอื่น และสิ่งนี้ทำให้ทำงานเสร็จอย่างรวดเร็วและสวยงาม เวิร์กโฟลว์ประเภทนี้ส่งผลดีต่อทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และพวกเขาก็จะประทับใจและมีความสุขที่ได้ทำงานกับทีมที่ทำให้ทุกอย่างราบรื่น คุณอาจได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ ซึ่งก็คือการสร้างแรงบันดาลใจให้คนอื่นเลียนแบบวิธีการทำงานของคุณ เนื่องจากมีประสิทธิภาพมากกว่าที่พวกเขาทำอยู่ และนั่นคือสิ่งที่เราเรียกว่าความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง
พร้อมที่จะปรับปรุงการสื่อสารในกรณีฉุกเฉินและเสริมสร้างกลยุทธ์การกู้คืนหลังภัยพิบัติของคุณหรือยัง?ขอสาธิตเพื่อดูว่า SIOS จะช่วยคุณสร้างแผนตอบสนองที่ยืดหยุ่นและประสานงานกันมากขึ้นได้อย่างไร
ผู้เขียน: Matthew Pollard, CX – วิศวกรซอฟต์แวร์ SIOS หัวหน้าทีม
พิมพ์ซ้ำโดยได้รับอนุญาตจากSIOS
