비상 절차를 위한 외부 커뮤니케이션 간소화
비즈니스 인프라 환경에서는 모든 것이 매우 빠르게 변화할 수 있습니다. 끊임없이 증가하는 기업 요구, 규정 준수,취약점 패치문제 해결은 모든 사람이 스스로 문제를 해결하고 신속하고 효과적으로 대응할 수 있는 능력을 필요로 합니다. 조직 내 다양한 이해관계자들과 내부적으로 소통할 때 이러한 모든 것을 따라가는 것은 중요하지만, 공급업체 및 기타 외부 관계자들을 참여시켜야 하는 경우에는 완전히 다른 차원의 노력이 필요합니다. 신속한 처리 시간이 필요한 이러한 유형의 비상 절차를 위해 제3자와 협력해야 하는 경우, 양측 모두에게 어려울 수 있지만, 모두가 더 쉽게 처리할 수 있도록 하는 몇 가지 방법이 있습니다. 결과적으로 전체 프로세스가 더 원활하게 진행될 수 있으며, 제가 가장 좋아하는 속담 중 하나처럼 “부드러움이 빠르다”는 말이 있습니다.
비상 상황 시 공급업체와 소통하기 위한 모범 사례
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비즈니스 연속성을 지원하기 위해 비상 통신을 조기에 시작하세요.
절차를 계획하거나 동일한 작업에 여러 담당자를 배치할 때는 조기에 적극적으로 소통하는 것이 항상 중요합니다. 계획된 작업이 긴급하거나 단기적일수록 이러한 점은 더욱 분명해집니다. 누군가의 도움을 받을 준비가 되어 있어야 한다면, 가능한 한 빨리 소통해야 합니다. 이를 통해 자원을 확보하고, 세부 사항을 확정하고, 먼저 처리해야 할 서류나 문서에 대한 조율을 위한 조직 운영이 시작됩니다. 조직의 요건에 따라 이러한 항목 중 일부는 작업을 시작하기 전에 반드시 완료되어야 하므로, 소통이 늦어질수록 실제 작업을 시작하기까지 더 오랜 시간이 걸립니다.
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재해 복구 계획 개선을 위한 진실한 소통
제가 가장 좋아하는 말 중 하나(정말 많은데요)는 “정직이 최선책”입니다. 정직한 소통은 효과적으로 집단과 소통하고 조직하며 건강한 관계를 유지하는 데 초석이 됩니다. 이러한 유형의 비상 절차를 위해 외부 관계자와 소통할 때는 처음부터 무엇이 필요하고 작업의 우선순위가 어느 정도인지 솔직하게 말하는 것이 중요합니다. 이를 과소평가하면 시간 내에 자원을 확보하지 못하거나, 서류 작업에 필요한 기간 내에 서명과 도장을 받지 못하거나, 추가 비용이나 지연이 발생할 수 있습니다. 미리 알려주지 않고 어떻게 알 수 있겠습니까? 반대로, 작업의 긴급성을 과장하면 필요 이상으로 빨리 처리될 수 있고, 일부 작업은 미뤄져 나중에 더 복잡한 문제를 야기할 수 있습니다. 또한, 실제로 우선순위가 높은지 여부와 관계없이 모든 것을 최우선 순위로 명시하면 파트너는 어떤 업무의 실제 우선순위도 파악하지 못하게 되고, 우선순위가 높은 비상 상황이 발생했을 때 적시에 처리되지 못할 수 있습니다. 물론 모든 사람에게 모든 것을 말할 수는 없습니다. 외부와 소통할 때는 보안 및 규정 준수 규정을 준수해야 하며, 비밀리에 정보를 숨기는 것보다 외부 관계자에게 정보를 공개할 수 없다는 사실을 알리는 것이 더 효과적입니다.
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응급 상황 시 이메일 대신 전화로 문의해야 하는 경우
이메일은 훌륭한 도구이며, 글로벌 비즈니스 업무 환경의 중추라고 해도 과언이 아닙니다. 하지만 때로는 이메일만으로는 충분하지 않습니다. 특히 시간대 차이가 있는 경우, 이메일을 통해 세부 사항을 정리하고 복잡한 시나리오를 계획하는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다. 1시간 정도만 통화해도 관련 당사자들과 이메일을 주고받는 데 소요되는 시간을 며칠 이상 절약할 수 있습니다. 또한, 구두 대화는 이메일 스레드에 담기지 못했던 사소한 세부 사항들을 기억하고 논의하는 데 도움이 되며, 어떤 작업을 언제 해야 하는지에 대한 포괄적인 그림을 그리는 데 도움이 됩니다. 전화 요청이 거절당하고, 30통(혹은 그 이상)의 이메일을 주고받은 후 결국 전화가 필요하게 되는 경우를 너무나 자주 보았습니다. 애초에 그 작은 시간을 내어 전화 통화를 한다면 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있을지 상상해 보세요! 모두가 정렬하고, 모두가 모든 정보를 가지고 있으며, 그 후에는 나머지 세부 사항을 다듬기 위해 필요한 만큼 적게 또는 많이 이메일을 주고받을 수 있습니다.
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외부 비상 협업을 개선하기 위해 공급업체를 파트너로 취급합니다.
여러 팀, 조직 내 여러 부서, 또는 여러 회사 간의 업무를 조직하는 것은 어려울 수 있습니다. 모든 사람은 각자 고려해야 할 업무량이 있고, 각자의 정책이나 절차가 있으며, 업무 수행 방식에 대한 각자의 생각도 가지고 있습니다. 이는 어떤 상황에서든 마찬가지이며, 모두가 긴박감을 느낄 때 더욱 심해집니다. 이는 종종 여러 그룹 간의 갈등으로 이어질 수 있습니다. 어떤 사람들은 다른 사람들이 잘못하고 있거나, 대응이 느리거나, 여러분의 말을 제대로 듣지 않는다고 느낄 수 있기 때문입니다. 이러한 상황에 처하면 한 걸음 물러나 문제의 다른 측면에 서 있지 않다는 것을 기억하는 것이 중요합니다. 모든 사람은 가능한 한 빠르고 효과적인 방법으로 문제를 해결하고 싶어 합니다. 외부 파트너도 예외는 아닙니다. 그들은 여러분과 강력한 비즈니스 관계를 구축하고 유지하며 여러분의 요구와 기대를 충족하고자 합니다. 모든 사람은 관련된 모든 사람에게 성공적인 결과를 가져다줄 수 있는 최선의 방법을 제시하기 위해 노력할 뿐입니다.
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응급 대응 프로세스를 원활하게 완료하기 위해 계속 참여하세요.
대부분의 작업을 마치고 긴급 상황이 지나면 일반적인 반응은 심호흡을 하고 뒤로 물러나 그 순간을 감상하는 것입니다.이해할 만하고 잘한 일을 축하하는 데는 아무런 문제가 없지만, 그것 때문에 집중력을 흐트러뜨리거나 끝까지 완수하지 못하게 해서는 안 됩니다.보통 작성해야 할 서류가 있고, 보내야 할 이메일이 있고, 업데이트해야 할 스프레드시트가 있을 것입니다.휴식을 취하고 재정비한 후에는 아직 일이 남아 있을 때 이 작업을 처리하는 것이 가장 좋습니다.특히 외부 공급업체와 파트너의 경우 일반적으로 제공하는 제품 및 서비스와 관련된 작업의 특정 기간 동안만 참여합니다.그들은 모든 것이 정확히 언제 완료되는지 알지 못할 수 있습니다.처음 보낸 이메일부터 마지막으로 통과한 이메일까지 전체 프로세스에 걸쳐 모든 관련 당사자와 계속 소통하는 것이 가장 좋습니다.모든 것이 성공적으로 완료되었는지 확인하기 위해 그들이 일주일이나 이주 동안 당신을 쫓아다니게 하지 마세요. 이메일을 써서 일이 끝났고, 폭풍이 지나갔으며, 모두가 미결 사항을 마무리하고 모든 것을 마무리할 수 있다는 것을 알리세요.
간소화된 외부 커뮤니케이션으로 비즈니스 연속성 향상
다음에 사무실에서 은유적인 화재를 진압하기 위해 여기저기 뛰어다니며 모든 인력(다른 배에서 일하는 사람들까지 포함)이 필요할 때, 이 5가지 요점을 기억하고 실천해 보세요. 모두가 함께 힘을 합쳐, 조직적이고, 질서 정연하게, 그리고 훨씬 더 빨리 항해할 준비를 갖추게 될 것입니다. 이는 빠르고 우아하게 업무를 완료하는 결과로 이어집니다. 이러한 워크플로는 관련된 모든 사람에게 긍정적인 영향을 미치며, 모든 것을 효율적으로 처리하는 팀과 함께 일할 수 있다는 사실에 감명받고 행복해할 것입니다. 심지어 최상의 결과를 얻을 수도 있는데, 바로 여러분의 방식이 다른 사람들이 해왔던 방식보다 더 효과적이었기 때문에 다른 사람들이 여러분의 방식을 따라 하도록 영감을 주는 것입니다. 이것이 바로 우리가 강력한 리더십이라고 부르는 것입니다.
비상 통신을 간소화하고 재해 복구 전략을 강화할 준비가 되셨나요?데모 요청SIOS가 어떻게 보다 탄력적이고 조율된 대응 계획을 구축하는 데 도움이 될 수 있는지 알아보세요.
저자: Matthew Pollard, CX – SIOS 소프트웨어 엔지니어, 팀 리더
허가를 받아 재생산되었습니다.시오스
