简化紧急程序的外部沟通
在商业基础设施领域,事情发展非常迅速。必须满足不断增长的公司需求、合规性法规,漏洞修补问题解决能让每个人都保持稳定,并需要快速有效地做出反应。在与组织内部的不同利益相关者打交道时,跟上所有这些是一回事,但当你开始让供应商和其他外部各方参与进来时,就完全是另一回事了。当你必须与第三方合作执行这类需要快速周转时间的紧急程序时,双方可能都会很困难,但有一些方法可以让每个人都轻松一些。反过来,这会使整个过程更加顺畅,正如我最喜欢的一句话所说:“顺即快。”
紧急情况下与供应商沟通的最佳实践
-
尽早启动紧急通信以支持业务连续性
在规划流程或组织多方参与同一项工作时,及早主动沟通总是有益的。计划中的工作越紧急或越短期,这一点就越明显。如果您需要有人随时待命并能够帮助您完成某项工作,您需要尽快与他们沟通。这将启动组织协调机制,以协调资源、确定具体细节,并协调所有需要优先处理的文书工作或文档。根据组织要求,某些事项必须先完成才能开展任何工作,因此,沟通延迟越长,实际需要开展的工作就越晚。
-
真诚沟通,改善灾难恢复计划
我最爱的格言之一(我有很多)是“诚实是上策”。诚实的沟通是有效参与和组织团体以及维持健康关系的基石。当你就此类紧急程序与外部各方沟通时,至关重要的是,从一开始就要诚实地说明需要什么以及工作的优先级。如果你低估了优先级,那么资源可能无法及时调配,文件可能无法在你要求的时间内签署和盖章,或者可能会产生额外的成本或延误。毕竟,如果没有人告知,他们怎么可能知道呢?另一方面,如果你夸大了工作的紧急程度,事情可能会比实际需要的完成速度更快,一些事项可能会被搁置,从而导致后续的复杂化。此外,如果你把所有事情都说成是最高优先级,无论其真实优先级是否如此,那么你的合作伙伴将无法辨别任何任务的实际优先级,当高优先级的紧急情况发生时,可能无法及时处理。当然,你不可能把所有事情都告诉所有人。在进行对外沟通时,请务必考虑你的安全和合规规定。让外部各方知道你根本无法告诉他们某条信息,比秘密隐瞒要更有帮助。
-
紧急情况下何时打电话而不是发邮件
电子邮件是一个很棒的工具,我甚至可以说它是全球商业办公空间的支柱。然而,有时光靠电子邮件并不够。通过电子邮件敲定细节并规划复杂的场景可能需要很长时间,尤其是在存在时区差异的情况下。即使只是与相关方进行一个小时的通话,也能让你节省数天甚至更长的邮件往来时间。我还发现,口头交流有助于回忆和讨论那些可能没有在邮件中提及的细节,这有助于真正全面地了解需要完成哪些工作以及何时完成。我经常看到,通话请求被拒绝,之后还要来回发送30封(甚至更多)邮件,最终才不得不打电话。想象一下,如果一开始就抽出这么一点时间来打电话,你能节省多少时间!每个人都达成一致,每个人都掌握了所有信息,之后,您可以根据需要来回发送电子邮件,以解决剩余的较小细节。
-
将供应商视为合作伙伴,加强外部应急协作
在不同的团队、组织内的不同部门或不同的公司之间组织工作可能会很困难。每个人都有自己的工作量需要考虑,每个人都有自己的政策或流程,每个人对如何开展工作都有自己的想法。在任何情况下都是如此,而当每个人都感到紧迫时,这种情况会进一步加剧。这常常会导致不同团队之间产生不满情绪,因为有些人可能会觉得其他人的做法不对,反应不够快,或者没有认真听取你的意见。当你陷入这种状态时,重要的是退一步思考,记住你们并非站在问题的对立面。每个人都希望以最快、最有效的方式解决问题。你的外部合作伙伴也不例外,因为他们希望与你建立并保持牢固的业务关系,并确保满足你的需求和期望。每个人都只是在努力提供他们所知的最佳途径,让所有相关人员都能获得成功。
-
保持参与,顺利完成应急响应流程
完成大部分工作、紧急情况过去后,通常的反应是深吸一口气,放松身心,享受当下。这可以理解,庆祝工作完成得好也无可厚非,但你不能因此分心,耽误你完成工作。通常情况下,你会有一些文件需要填写,一些电子邮件需要发送,或者一些电子表格需要更新。一旦你休息片刻,调整好状态,最好趁热打铁。对于你的外部供应商和合作伙伴来说尤其如此,他们通常只参与与他们为你提供的产品和服务相关的特定工作时段。从他们的角度来看,他们可能并不清楚所有工作的具体完成时间。最好在整个过程中与所有相关方保持联系,从发送第一封电子邮件到最后一封邮件完成。不要让他们为了知道所有工作是否顺利完成而追你一两周。继续写电子邮件,让他们知道工作已经完成,风暴已经过去,每个人都可以开始收拾残局,结束一切。
通过简化的外部沟通提高业务连续性
下次当你需要四处奔波去扑灭办公室里的一场“大火”时,需要所有人(即使是其他船上的员工)都到甲板上,请记住这五点并付诸实践。你会发现,每个人都能比之前更快地进入状态,组织有序、井然有序、准备启航,从而快速而优雅地完成工作。这种工作流程能与所有参与者产生积极的共鸣,他们会对与一个精简高效的团队合作感到满意,并乐于接受。你甚至可能获得最好的结果,即激励他人效仿你的工作方式,因为你的工作方式比他们之前的工作方式更有效率,这就是我们所说的强大的领导力。
准备好简化您的紧急通信并加强您的灾难恢复策略了吗?申请演示了解 SIOS 如何帮助您构建更具弹性、更协调的响应计划。
作者:Matthew Pollard,CX – SIOS 软件工程师,团队负责人
经许可转载SIOS