Memperlancar Komunikasi Eksternal untuk Prosedur Darurat
Dalam dunia infrastruktur bisnis, segala sesuatunya dapat bergerak sangat cepat. Harus mengikuti kebutuhan perusahaan yang terus berkembang, peraturan kepatuhan,penambalan kerentanan, dan penyelesaian masalah membuat semua orang tetap waspada dan memerlukan kemampuan untuk merespons dengan cepat dan efektif. Satu hal untuk mengikuti semua ini ketika berhadapan secara internal dengan berbagai pemangku kepentingan dalam organisasi Anda, tetapi itu adalah upaya yang sama sekali berbeda ketika Anda harus mulai melibatkan vendor dan pihak eksternal lainnya. Ketika Anda harus bekerja sama dengan pihak ketiga untuk jenis prosedur darurat yang memerlukan waktu penyelesaian cepat, itu bisa jadi sulit bagi kedua belah pihak, tetapi ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk membuatnya lebih mudah bagi semua orang. Pada gilirannya, ini mengarah pada keseluruhan proses yang berjalan lebih lancar, dan seperti yang ditunjukkan oleh salah satu pepatah favorit saya, “Lancar itu cepat.”
Praktik Terbaik untuk Berkomunikasi dengan Vendor Selama Keadaan Darurat
-
Mulailah Komunikasi Darurat Sejak Dini untuk Mendukung Kelangsungan Bisnis
Komunikasi yang proaktif dan dini selalu menjadi hal yang baik saat merencanakan prosedur atau mengatur beberapa pihak untuk pekerjaan yang sama. Hal ini semakin jelas terlihat jika pekerjaan yang direncanakan semakin mendesak atau berjangka pendek. Jika Anda membutuhkan orang untuk siap dan mampu membantu Anda dengan sesuatu, Anda perlu berkomunikasi dengan mereka sesegera mungkin. Ini mulai memutar roda organisasi yang diperlukan untuk menyelaraskan sumber daya, menentukan hal-hal spesifik, dan menyelaraskan dokumen atau dokumen apa pun yang perlu ditangani terlebih dahulu. Bergantung pada persyaratan organisasi, beberapa item ini benar-benar harus diselesaikan sebelum pekerjaan apa pun dapat dilakukan, jadi penundaan yang lebih lama dalam komunikasi berarti penundaan yang lebih lama sebelum pekerjaan sebenarnya yang perlu dilakukan dapat dimulai.
-
Berkomunikasi Secara Jujur untuk Meningkatkan Perencanaan Pemulihan Bencana
Salah satu ungkapan favorit saya (saya punya banyak) adalah “Kejujuran adalah kebijakan terbaik.” Komunikasi yang jujur adalah landasan untuk terlibat secara efektif dengan dan mengorganisasi kelompok serta menjaga hubungan yang sehat. Ketika Anda berkomunikasi dengan pihak eksternal untuk jenis prosedur darurat ini, sangat penting bahwa, sejak awal, Anda bersikap jujur tentang apa yang dibutuhkan dan tingkat prioritas pekerjaan tersebut. Jika Anda meremehkannya, maka sumber daya mungkin tidak selaras tepat waktu, dokumen mungkin tidak ditandatangani dan dicap dalam jangka waktu yang Anda butuhkan, atau biaya tambahan atau penundaan mungkin terjadi. Lagi pula, bagaimana mereka bisa tahu tanpa diberi tahu? Di sisi lain, jika Anda melebih-lebihkan urgensi pekerjaan, segala sesuatunya mungkin selesai lebih cepat dari yang seharusnya, dan beberapa item mungkin terabaikan, menyebabkan komplikasi di kemudian hari. Selain itu, jika Anda menyatakan semuanya sebagai prioritas tertinggi terlepas dari apakah itu benar atau tidak, maka mitra Anda tidak akan dapat memahami prioritas sebenarnya dari setiap tugas, dan ketika keadaan darurat berprioritas tinggi terjadi, hal itu mungkin tidak ditangani tepat waktu. Tentu saja, Anda tidak bisa memberi tahu semua orang. Harap pertimbangkan peraturan keamanan dan kepatuhan Anda saat berkomunikasi dengan pihak eksternal, dan akan lebih membantu jika Anda memberi tahu pihak eksternal bahwa Anda tidak bisa memberi tahu mereka informasi apa pun daripada menyembunyikannya secara diam-diam.
-
Kapan Harus Menelepon Daripada Mengirim Email Selama Prosedur Darurat
Email adalah alat yang luar biasa, dan saya berani mengatakan bahwa email adalah tulang punggung ruang kerja bisnis global. Namun, terkadang mengirim email saja tidak cukup baik. Butuh waktu lama untuk menyusun rincian dan merencanakan skenario yang rumit melalui email, terutama jika ada perbedaan zona waktu. Melakukan panggilan telepon selama 1 jam dengan pihak yang terlibat dapat menghemat waktu Anda selama beberapa hari untuk saling berbalas email. Saya juga menemukan bahwa percakapan verbal dapat membantu mengingat dan membahas rincian yang lebih kecil yang mungkin tidak muncul dalam rangkaian email, dan ini membantu membangun gambaran yang komprehensif tentang pekerjaan apa yang perlu dilakukan dan kapan. Terlalu sering, saya melihat permintaan untuk menelepon ditolak, hanya untuk diikuti oleh 30 (atau lebih) email bolak-balik yang akhirnya menyebabkan panggilan telepon diperlukan. Bayangkan berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat dengan meluangkan sedikit waktu untuk melakukannya sejak awal! Semua orang akan selaras, semua orang memiliki semua informasi, dan setelah itu, Anda dapat saling mengirim email sesedikit atau sebanyak yang Anda perlukan untuk menyelesaikan detail-detail kecil yang tersisa.
-
Perlakukan Vendor sebagai Mitra untuk Meningkatkan Kolaborasi Darurat Eksternal
Mengorganisasikan pekerjaan antara tim yang berbeda, cabang yang berbeda dalam suatu organisasi, atau perusahaan yang berbeda bisa jadi sulit. Setiap orang memiliki beban kerja yang harus dipertimbangkan, setiap orang memiliki kebijakan atau prosedur mereka sendiri, dan setiap orang memiliki ide mereka sendiri tentang cara melakukan pekerjaan. Hal ini berlaku dalam skenario apa pun, dan akan semakin diperburuk ketika ada rasa urgensi yang menghantui setiap orang. Hal ini sering kali dapat menyebabkan frustrasi di antara kelompok yang berbeda, karena beberapa mungkin merasa bahwa yang lain melakukan sesuatu dengan cara yang salah, tidak cukup cepat untuk merespons, atau tidak mendengar dengan benar apa yang Anda katakan. Ketika Anda memasuki kondisi ini, penting untuk mengambil langkah mundur dan mengingat bahwa Anda tidak berada di pihak yang berbeda dalam masalah ini. Setiap orang ingin menyelesaikan masalah dengan cara yang tercepat dan seefektif mungkin. Mitra eksternal Anda tidak terkecuali dalam hal ini, karena mereka ingin membangun dan mempertahankan hubungan bisnis yang kuat dengan Anda dan memastikan bahwa mereka memenuhi kebutuhan dan harapan Anda. Setiap orang hanya mencoba menawarkan rute terbaik yang mereka ketahui untuk mencapai hasil yang sukses bagi semua orang yang terlibat.
-
Tetap Terlibat untuk Menyelesaikan Proses Tanggap Darurat dengan Lancar
Setelah Anda menyelesaikan sebagian besar pekerjaan dan keadaan darurat telah berlalu, reaksi yang umum adalah menarik napas dalam-dalam, duduk santai, dan menghargai momen tersebut. Hal ini dapat dimengerti, dan tidak ada yang salah dengan merayakan pekerjaan yang dilakukan dengan baik, tetapi Anda tidak boleh membiarkannya mengganggu atau menunda Anda untuk menyelesaikannya dengan baik. Biasanya akan ada beberapa kertas yang harus diisi, beberapa email yang harus dikirim, atau beberapa lembar kerja yang perlu diperbarui. Setelah Anda beristirahat sejenak dan menyesuaikan diri, pekerjaan ini sebaiknya diselesaikan saat keadaan masih baik. Hal ini terutama berlaku untuk vendor dan mitra eksternal Anda, yang biasanya hanya terlibat dalam periode tertentu dari pekerjaan yang relevan dengan produk dan layanan yang mereka berikan untuk Anda. Dari pihak mereka, mereka mungkin tidak mengetahui kapan tepatnya semuanya selesai. Sebaiknya Anda tetap terlibat dengan semua pihak yang terlibat selama seluruh proses, dari email pertama yang dikirim hingga email terakhir yang dikirim. Jangan biarkan mereka harus mengejar Anda selama satu atau dua minggu untuk mengetahui apakah semuanya telah diselesaikan dengan sukses. Silakan lanjutkan dan tulis email untuk memberi tahu mereka bahwa pekerjaan telah selesai, badai telah berlalu, dan semua orang dapat mulai menyelesaikan hal-hal kecil yang belum selesai dan menutup semuanya.
Meningkatkan Kelangsungan Bisnis dengan Komunikasi Eksternal yang Sederhana
Lain kali Anda harus berlarian untuk memadamkan api di kantor dan Anda membutuhkan semua orang di dek (bahkan mereka yang bekerja di kapal yang berbeda), cobalah untuk mengingat 5 poin ini dan mempraktikkannya. Anda akan melihat bahwa setiap orang bergabung, terorganisir, dalam kondisi prima, dan siap berlayar jauh lebih cepat daripada jika Anda tidak melakukannya, dan ini mengarah pada pekerjaan yang diselesaikan dengan cepat dan anggun. Alur kerja seperti ini beresonansi secara positif dengan semua orang yang terlibat, dan mereka akan terkesan dan senang bekerja dengan tim yang membuat semuanya begitu efisien. Anda bahkan mungkin mendapatkan hasil terbaik yang memungkinkan, yaitu menginspirasi orang lain untuk meniru cara Anda melakukan pekerjaan karena cara itu lebih efektif daripada apa yang telah mereka lakukan, dan itulah yang kami sebut kepemimpinan yang kuat.
Siap untuk menyederhanakan komunikasi darurat dan memperkuat strategi pemulihan bencana Anda?Minta demountuk melihat bagaimana SIOS dapat membantu Anda membangun rencana respons yang lebih tangguh dan terkoordinasi.
Penulis: Matthew Pollard, CX – SIOS Software Engineer, Pemimpin Tim
Direproduksi dengan izin dariSIOS
